|
|
|
เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจของกลุ่ม
ปตท.นั้น ครอบคลุมกระบวนการและผลิตภัณฑ์ที่สำคัญใดบ้างในการกำหนดขอบเขตของระบบ BCM
ถือเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จประการหนึ่ง เนื่องจากสามารถพิจารณาได้ว่า ขอบเขตของระบบBCM
ขององค์กรนั้นถูกจัดทำขึ้นครอบคลุมกระบวนการและ ผลิตภัณฑ์ที่สำคัญหรือไม่”
|
|
|
- ขอบเขตของระบบ BCM
- หน้าที่ความรับผิดชอบของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ดูแลระบบ BCM ในองค์กร
- รายการทักษะที่จำเป็น / การวิเคราะห์ทักษะของบุคลากรที่ดูแลระบบ BCM
- แผนพัฒนาเสริมสร้างระดับความรู้ความสามารถของบุคลากร / การเก็บประวัตการฝึกอบรม
- แผนพัฒนาเสริมสร้างระดับความรู้ความสามารถของบุคลากร / การเก็บประวัตการฝึกอบรม
- นโยบายการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจจากผู้บริหารระดับสูง พร้อมกรอบการกำกับดูแลในเรื่อง
BCM
|
- ระบบทะเบียนคุมรายการเอกสาร
- แนวทางในการควบคุมเอกสารและบันทึก
|
|
|
|
|
กระบวนการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นเสมือนการเดินทางที่ไม่มีวันจบ
ต้องบริหารจัดการที่ดีจึงจะสามารถทำให้ BCM ภายในองค์กร ประสบความสำเร็จได้ ซึ่งจุดมุ่งหมายในระยะยาว
เพื่อปรับปรุงศักยภาพ BCM และพัฒนาให้กลุ่ม ปตท. ก้าวไปเป็นองค์กรที่มีกระบวนการปฏิบัติงาน
ที่ยืดหยุ่น (Enterprise Resilience) ที่สามารถรองรับต่อเหตุการณ์ที่ คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า
และมิได้คาดการณ์ไว้ลวงหน้าได้อย่างเหมาะสม ทั้งนี้ ในการดำเนินการปฏิบัติงานดังกล่าวต้องคำนึงถึงการรักษาผลประโยชน์
ขงงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของกลุ่ม ปตท.
|
|
การบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจภายในกลุ่มปตท. จะประสบความสำเร็จหรือไม่ การกำหนดบทบาท
หน้าที่ ความรับผิดชอบ พร้อมทั้งกระบวนการในการบริหารจัดการให้กับบุคลากรทั้งในระดับผู้บริหารและระดับผู้ปฏิบัติงานอย่างชัดเจนมีส่วนสำคัญเป็นอย่างยิ่ง
วัตถุประสงค์ใน การกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบเพื่อให้มั่นใจว่างานสำคัญที่จะต้องนำไปปฏิบัติและติดตามอย่างต่อเนื่อง
ได้รับการมอบหมายให้กับบ บุคคลที่มีทักษะความสามารถ และได้รับการดูแลสอบทานจากผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม
Understanding Organization
|
|
|
|
เพื่อให้มั่นใจว่า การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจของหน่วยงานได้มีการจัดลำดับความสำคัญของผลิตภัณฑ์และบริการอย่างเหมาะสม
ตลอดจนกิจกรรมที่มีความสำคัญเร่งด่วนในการฟื้นฟูการให้บริการได้รับการพิจารณาและจัดลำดับอย่างเหมาะสม
|
|
|
- รายการกิจกรรมหรือกระบวนการที่สำคัญในแต่ละผลิตภัณฑ์ พร้อมรายละเอียด MTPD / RTO /
สิ่งที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
- ผลการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ
- รายการภัยคุกคาม
|
- ผลการประเมินความเสี่ยง พร้อมทั้งการระบุจุดอ่อน
- วิธีการจัดการกับภัยคุกคามของแต่ละกิจกรรม กระบวนการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่สำคัญขององค์กร
|
การทำความเข้าใจองค์กรเป็นขั้นตอนสำคัญของกระบวนการ BCM เป็นสิ่งที่กำหนดว่า BCM ของหน่วยงานได้มีขอบเขต
BCM ครอบคลุม ผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญขององค์กรอย่างครบถ้วนหรือไม่
ซึ่งเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถเข้าใจองค์กรได้อย่างครบถ้วน ได้แก่
|
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ Business Continuity Analysis (BIA) - ถือเป็นขั้นตอนหลักที่สำคัญของการพัฒนาแผน
BCM ขององค์กร เนื่องจากผลลัพธ์ ที่ได้จากการทำ BIA จะทำให้ทราบว่าในปัจจุบัน องค์กรมีกิจกรรมกระบวนการผลิตภัณฑ์หรือบริการใดที่ควรพิจารณาจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ในลำดับถัดไป ตลอดจนช่วงเวลาการหยุดชะงักที่ยอมรับได้สูงสุด (MTPD)และระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพ
(RTO) เพื่อให้การส่งมอบผลิตภัณฑ์ บริการ กิจกรรม หรือกระบวนการที่สำคัญกลับสู่สภาวะปกติภายหลังเกิดอุบัติการณ์เป็นไปตามระยะเวลาและเป้าหมายที่กำหนด
|
|
|
การประเมินความเสี่ยง Risk Assessment (RA) – เป็นขั้นตอนหลักที่สำคัญของการพัฒนาแผน
BCM ขององค์กร เนื่องจากผลลัพธ์ที่ได้จาก การประเมินความเสี่ยงจะทำให้องค์กร ทราบถึงภัยคุกคามที่มีโอกาสเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจขององค์กรในด้านต่างๆ
รวมถึง ขนาดความรุนแรงของผลกระทบจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และจุดที่สามารถทำให้เกิดผลกระทบในลักษณะ
Single Point of Failure กับองค์กร และกลุ่ม ปตท.
|
|
|
|
|
เพื่อให้มั่นใจว่า หน่วยงานได้พิจารณาทางเลือกของกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจและดำเนิน
การคัดเลือกกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจที่เหมาะสมที่สุดเพื่อใช้ในการฟื้นคืนสภาพการ
ดำเนินธุรกิจของหน่วยงานและผลิตหลักที่สำคัญโดยในการพิจารณาคัดเลือกกลยุทธ์ ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
หน่วยงานต้องทำการระบุและบ่งชี้ถึงระดับที่ยอมรับได้ของ ความสามารถในการให้บริการ และระยะเวลาที่ยอมรับได้ในการฟื้นคืนสภาพ
|
|
|
|
การกำหนดกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจควรพิจารณากลยุทธ์ที่ครอบคลุมความต้องการ
ทรัพยากรทั้ง
6 ด้าน ได้แก่
- บุคลากร (People)
- สถานที่ปฏิบัติงาน (Premise)
- เทคโนโลยีสารสนเทศ (Technology)
|
- ข้อมูลที่สำคัญ (Information)
- สิ่งอำนวยความสะดวก (Suppliers)
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders)
|
|
การกำหนดกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นการเตรียมการเพื่อลดความเสี่ยงในการหยุดชะงักของธุรกิจ
และลดระยะเวลาในการเตรียมการของ ทรัพยากรในด้านต่างๆ เพื่อกอบกู้ธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงให้เห็นถึงทางเลือกของ
กลยุทธ์ต่างๆที่จะลดความเสี่ยงและกอบกู้กิจกรรม กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่สำคัญขององค์กร
จากเหตุการณ์ภัยคุกคามที่ส่งผลต่อการหยุดชะงักของการดำเนินธุรกิจขององค์กร ตลอด จนการเสนอแนะกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ทรัพยากรและการสนับสนุนการปฏิบัติงานต่างๆ โดยอ้างอิงกับช่วงเวลาการหยุดชะงักที่ยอมรับ
ได้สูงสุด และระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพ ซึ่งได้ระบุอยู่ในขั้นตอนการทำ BIA
การพิจารณาทางเลือกของกลยุทธ์ความต่อเนื่อง ทางธุรกิจเพื่อให้เหมาะสมกับองค์กรควรพิจารณาปัจจัยหลายๆ
ด้าน เช่น ต้นทุน (Cost) ระยะเวลาที่สามารถกู้คืนกระบวนการทางธุรกิจได้ (Speed) ขอบเขตของกระบวนการทางธุรกิจที่สามารถกู้คืนได้
(Recovery)กลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดีไม่จำเป็นต้องเป็นกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไข
ได้อย่างประสบความสำเร็จได้เพียงกลยุทธ์เดียว ดังนั้นกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจสามารถแบ่งออกได้เป็น
3 ระยะ ได้แก่
|
|
|
|
เป็นระยะในการกอบกู้กระบวนการทางธุรกิจกลับมาในระดับที่องค์กรสามารถยอมรับได้
|
เป็นระยะที่ดูแลให้กระบวนการทางธุรกิจค่อยๆ ฟื้นคืนกลับมาจนอยู่ในระดับปกติ
|
เป็นระยะที่จะย้ายการปฏิบัติงานกลับไปยังสถานที่ปฏิบัติงานหลักเหมือนภาวะปกติ
|
|
|
|
เพื่อให้มั่นใจว่าหากเกิดอุบัติการณ์ขึ้น ปตท. และบริษัทในกลุ่มของ
ปตท.ได้มีการเตรียมความพร้อมในการจัดการกับอุบัติการณ์อย่างเหมาะสมโดย กิจกรรมหรือ
กระบวนการหลักยังคงสามารถดำเนินการได้อย่างต่อเนื่องโดยระดับความสามารถของการให้บริการที่กำหนดตามเป้าหมาย
|
|
|
- โครงสร้างการตอบสนองต่ออุบัติการณ์
- หน้าที่ความรับผิดชอบของทีมที่ตอบสนองต่ออุบัติการณ์
- เกณฑ์ในการตัดสินใจประกาศใช้แผนตอบสนองต่ออุบัติการณ์
- แนวทางการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
|
- แผนการจัดการอุบัติการณ์
- แนวทางการประเมินความเสียหาย
- แผนบริหารจัดการสื่อ
- แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
|
|
BCP เป็นแผนที่กำหนดรายละเอียด วิธีการ และขั้นตอนที่จะใช้ในการจัดการกับอุบัติการณ์
เพื่อรักษาให้กิจกรรม กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่สำคัญ สามารถดำเนินงานอย่างต่อเนื่องในระดับที่กำหนดไว้ได้เมื่อ
มีเหตุที่ทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก
โดยปกติการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจมักจะมุ่งเน้นที่การจัดทำ BCP แต่ในทางปฏิบัติ
BCP ขององค์กรสามารถกำหนดได้ในหลายระดับ ตั้งแต่ระดับกลยุทธ์องค์กรในระดับผู้บริหารระดับสูง
จนถึง ระดับผู้ปฏิบัติงาน โดยทั่วไป BCP ในทุกๆ ระดับจะประกอบไปด้วย 5 ระยะ ได้แก่
- Emergency Response แผนการตอบสนองต่ออุบัติการณ์ที่เกิดขึ้นโดยฉับพลัน
เช่น แผนในการอพยพ หรือ แผนในการดับเพลิง เป็นต้น
- Incident Management แผนการบริหารจัดการอุบัติการณ์ เช่นแผนบริหารวิกฤตการณ์
แผนในการสื่อสารเมื่อเกิดภาวะวิกฤต เป็นต้น
- Business Recovery แผนการกอบกู้กระบวนการทางธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญยังสามารถดำเนินต่อไปได้
ในระดับที่องค์กรยอมรับได้ในช่วงเวลาหนึ่งหรือในระดับที่ไม่ก่อให้เกิดผลกระทบร้ายแรงภายหลังจากเกิดอุบัติการณ์
|
|
- Business Resumption แผนการฟื้นฟูกระบวนการทางธุรกิจให้กลับมาอยู่ในระดับปกติ
ทั้งนี้จำนวนของกระบวนการทางธุรกิจ ที่จะฟื้นฟูกลับมาขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ผ่านไปกับการให้ความสำคัญในแต่ละกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร
- Return To Normal แผนการดำเนินธุรกิจเพื่อกลับสู่ภาวะปกติ
เช่น กลยุทธ์ในการย้ายกลับไปปฏิบัติงาน ณ สถานที่ปฏิบัติงาน หลัก การขนย้ายอุปกรณ์กลับสถานที่ปฏิบัติงานหลัก
การโอนย้ายบุคลากรกลับสถานที่ปฏิบัติงานหลัก ทั้งนี้ควรพิจารณาระดับ ในการโอนย้ายว่าจะย้ายไปในครั้งเดียวหรือทยอยย้ายกลับ
ซึ่งระดับในการให้บริการของทั้ง 2 สถานที่จะต้องถูกพิจารณาให้ เหมาะสม โดยขึ้นอยู่กับโครงสร้างพื้นฐาน
(Infrastructure) ณ ขณะนั้นเป็นสำคัญ
|
Exercise/Maintain/Review
|
|
|
|
เพื่อให้องค์กรมั่นใจได้ว่า รายละเอียดที่ระบุในแผนการจัดการอุบัติการณ์และแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
|
|
|
- แนวทางการฝึกซ้อม BCP
- แผนและขอบเขตของการฝึกซ้อม BCP
- แนวทางในการรักษา BCP
- แผนงานในการบำรุงรักษา BCP
|
- แนวทางการติดตามและทบทวนระบบ BCM
- แผนการติดตามและทบทวนระบบ BCM
- แนวทางการรักษาและการปรับปรุงระบบ BCM
|
การฝึกซ้อม BCP ตามระยะเวลาที่กำหนด ถือเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญ ที่ทำให้มั่นใจว่า BCP
สามารถใช้งานได้ มีประสิทธิภาพ และถูกต้อง
การฝึกซ้อม BCP สามารถจัดทำได้หลายวิธี ซึ่งจะทำให้พบจุดอ่อน ข้อผิดพลาด และช่องโหว่ของ
BCP และขั้นตอนในการกอบกู้และฟื้นฟูทรัพ ยากรในด้านต่างๆ กลยุทธ์ในการกอบกู้กิจกรรม
กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่สำคัญ ระบบงาน และการติดต่อสื่อสาร รวมถึงรายชื่อ
ผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ ด้วย อีกทั้งยังช่วยให้พบประเด็นสำคัญต่างๆ ที่อาจมีผลกระทบต่อวิธีการในการกอบกู้การปฏิบัติงาน
ภายใต้สถานการณ์ จริง เมื่อมีการประกาศใช้แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ แม้ว่าจะได้มีการออกแบบและจัดทำแผนมาไว้เป็นอย่างดีแล้วก็ตาม
การติดตามและทบทวนระบบ BCM เพื่อให้มีการตรวจประเมินภายในระบบ BCM ตามช่วงเวลาที่กำหนด
เพื่อชี้ให้เห็นว่าระบบ BCM
- ได้ดำเนินการตามสิ่งที่ได้จัดเตรียมไว้และสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐาน
- ได้มีการนำไปปฏิบัติและรักษาไว้อย่างเหมาะสม
- ได้มีการพัฒนาและปรับปรุงสิ่งที่เป็นจุดอ่อน ข้อผิดพลาดและช่องโหว่
- สามารถบรรลุนโยบายและวัตถุประสงค์ด้านการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจขององค์กรอย่างมีประสิทธิผล
และต้องรายงานผลการตรวจประเมินภายในอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรต่อผู้บริหาร
|
|
|
|
|
|
สำหรับการฝึกซ้อม BCP ควรประกอบไปด้วยองค์ประกอบหลายๆ ด้านตามที่ได้ระบุในกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจขององค์กร
เช่น อุปกรณ์ที่ระบุสามารถทำงานทดแทนได้หรือไม่, กระบวนการทำงานทดแทนสามารถทดแทนได้อย่างเต็มศักยภาพ
และเป็นไปตามที่องค์ กรตั้งเป้าหมาย, การขนส่งหรือการเดินทางสามารถใช้งานได้จริงและเป็นไปตามกรอบเวลาตามที่ได้ระบุไว้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ,
บุคลากรที่เกี่ยวข้องและต้องดำเนินการกอบกู้กระบวนการทางธุรกิจสามารถปฏิบัติงานได้อย่างดี
ไม่ได้ขาดทักษะหรือความรู้ใดๆ ที่เป็น อุปสรรคต่อการกอบกู้กระบวนการทางธุรกิจ
ความถี่ ขอบเขต วัตถุประสงค์ หรือความเหมาะสมในการฝึกซ้อม BCP นั้นไม่สามารถกำหนดได้อย่างชัดเจน
ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆขององค์กร
|
|
|
|
|
|
|
|
เพื่อให้ความตระหนักถึงการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจกลายเป็นส่วนหนึ่ง ของการดำเนินการปฏิบัติงานหลักขององค์กร
พร้อมทั้งเพิ่มความเชื่อมั่นให้ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในด้านการบริหารจัดการอุบัติการณ์
ที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของ ปตท. และบริษัทใน กลุ่มของ ปตท.
|
|
|
- แนวทางและแผนงานในการสร้างวัฒนธรรมองค์กร
- แนวทางในการสื่อสาร BCM ภายในองค์กร
|
- แนวทางในการสื่อสารภายนอกองค์กร
- แนวทางการวัดประสิทธิผลของการปลูกฝัง BCM Culture
|
การปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรเกี่ยวกับ BCM เพื่อให้ความตระหนักถึง BCM กลายเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการปฏิบัติงานหลักของ
องค์กรพร้อมทั้งเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในด้านการบริหารจัดการอุบัติการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของ
ปตท. และบริษัทในกลุ่ม ปตท.
|
การปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรเป็นการรวมกันตั้งแต่ สมมติฐานความเชื่อ ทัศนคติ ค่านิยม พฤติกรรม
และการปฏิบัติตนภายในองค์กร สิ่งต่างๆ ดังกล่าวเป็นสิ่งที่ยากที่จะทำให้เกิดเป็น รูปธรรมได้ภายในองค์กรในระยะเวลาอันสั้น
หากแต่ต้องมีการสั่งสมและเสริมสร้างให้เกิดจิตสำนึก ความเชื่อ ทัศนคติและพฤติกรรมของบุคลากรภายในองค์กร
การสื่อสารระบบ BCM สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทได้แก่
|
|
|
|
|
|
|
ภายในองค์กร เป็นการสื่อสารเพื่อให้บุคลากรในองค์กรทุกคนตระหนัก และเห็นความสำคัญของระบบ
BCM ที่ได้กำหนดขึ้น เพื่อให้สามารถมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามนโยบายด้านการสร้างความต่อเนื่องทางธุรกิจ
การปฏิบัติงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์และเพื่อให้เกิดการปรับปรุง อย่างต่อเนื่อง
ภายนอกองค์กรเป็นการสื่อสารเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ของกลุ่ม ปตท. เห็นความสำคัญ
เพื่อให้สามารถมั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงาน ด้านการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจขององค์กรในส่วนที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขององค์กร
เป็นไปอย่างมี ประสิทธิผล และมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและเป็นไปตามความคาดหวัง
|
|
|
|
|
ทั้งนี้หากองค์กรสามารถเสริมสร้างการมีส่วนร่วมและปลูกฝังจิตสำนึกด้าน BCM ให้เกิดขึ้นในวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างมีรูปธรรม
จะสามารถ ช่วยให้องค์กรสามารถทำให้ระบบ BCM ภายในองค์กรเข้มแข็งและมีประสิทธิภาพ /
สร้างความมั่นใจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภาย นอกขององค์กร / เพิ่มศักยภาพในการตอบสนองต่ออุบัติการณ์
และการกอบกู้กระบวนการทางธุรกิจในแต่ละช่วงเวลาตามที่ได้ระบุในกลยุทธ์ ความต่อเนื่องทางธุรกิจขององค์กร
/ ช่วยลดปริมาณและระยะเวลาของผลกระทบและโอกาสที่จะเกิดอุบัติการณ์ที่ทำให้ธุรกิจขององค์กรหยุดชะงัก